Jefe División

Requisitos mínimos

Estudio

Título de formación universitaria en disciplinas académicas en bibliotecología, Experiencia: Dos años y medio (2.5) años archivística, derecho, ingeniería industrial, administración de empresas, de experiencia profesional o administración pública, ciencias políticas y gobierno, economía, contaduría docente pública, negocios internacionales. Título de posgrado en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la ley.

Tarjeta profesional

Requerida

Propósito y funciones

Ejecutar planes, programas y proyectos relacionados con la gestión documental y bibliográfica para atender los requerimientos de los usuarios externos e internos y proteger la memoria institucional de la Procuraduría General de la Nación.

• Ejercer las funciones asignadas en la Constitución, la ley, las disposiciones y procedimientos internos, de acuerdo con las políticas institucionales.
• Participar en la formulación, ejecución y coordinación de políticas, planes, programas y proyectos que contribuyan a cumplir la misión encomendada a la dependencia, en concordancia con la planeación estratégica de la entidad.
• Coordinar la actualización de la información, normatividad, doctrina y jurisprudencia que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones de la entidad, así como el material bibliográfico de consulta e investigación, y realizar las gestiones pertinentes para sistematizarlos y permitir su consulta por parte de los servidores de la entidad de acuerdo con las normas de conservación documental y los procedimientos vigentes. Funciones 4. Planear, coordinar y dirigir el recibo y sistematización de los documentos y expedientes que remitan las diferentes dependencias de la entidad para su archivo, y darles el tratamiento que corresponda, de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos.
• Coordinar la recopilación, clasificación, divulgación y conservación de las decisiones, conceptos y demás documentos producidos por las distintas dependencias de la Procuraduría General cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la misma, de acuerdo con los lineamientos, políticas, directrices y procedimientos establecidos.
• Planear, diseñar y controlar la conservación de los documentos que formen parte de una actuación en trámite y, por su importancia, deban ser protegidos con especial cuidado, cuando se le formule solicitud en tal sentido por parte de la dependencia competente.
• Definir y difundir mecanismos y procedimientos para la aplicación de normas técnicas actualizadas en el procesamiento de información y la utilización de recursos tecnológicos adecuados para su almacénamiento y recuperación.
• Prestar el apoyo requerido a las procuradurías territoriales para la realización de labores dirigidas a la actualización del archivo central de la entidad.
• Establecer vínculos de cooperación interinstitucionales con unidades de información que administren recursos documentales o informáticos, en áreas temáticas afines o complementarias a las de la entidad.
• Participar en la definición de políticas institucionales relacionadas con la homogenización en la producción de la documentación como circulares, actos administrativos, manuales, y demás documentos que afecten la imagen corporativa de la entidad y otros proyectos de mejora institucional de acuerdo con el ámbito de competencia y teniendo en cuenta las directrices, políticas y procedimientos establecidos.
• Coordinar el desarrollo de las actividades en los grupos de trabajo que conforman la División, conforme a los planes y proyectos de la dependencia.
• Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello, que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo.