Secretario

Requisitos mínimos

Estudio

1. Aprobación de cuatro (4) años de bachillerato técnico comercial, o Experiencia: A. Dieciocho (18) meses de experiencia, o 2. B. Aprobación de cuatro (4) años de educación básica B. Dieciocho (18) meses de experiencia. secundaria y curso específico en archivística, o gestión de la información, o gestión documental.

Tarjeta profesional

No requerida

Propósito y funciones

Brindar asistencia y apoyo en las labores administrativas que faciliten la gestión secretarial con respecto al manejo y organización de la documentación; así como, de la información recibida y generada de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.
• Llevar el control y hacer seguimiento de la agenda del jefe de la dependencia de acuerdo con los compromisos adquiridos.
• Proyectar las comunicaciones y correspondencia interna y externa de rutina y la que solicite el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades de la dependencia.
• Recibir, clasificar, radicar y remitir los documentos y correspondencia generados por la dependencia; así como, mantener actualizados los registros de acuerdo con Funciones los procedimientos establecidos.
• Preparar y presentar los reportes sobre las actividades desarrolladas, notas, memorandos, estadísticas, diapositivas y demás documentos requeridos que le permitan ejecutar las labores del área de su competencia de acuerdo con los criterios, políticas y procedimientos establecidos.
• Orientar a los usuarios internos y externos, suministrando la información solicitada o indicando el área que pueda resolver el asunto de su requerimiento.
• Apoyar el trámite de la gestión documental, de conformidad con los procedimientos establecidos de la dependencia.
• Informar al jefe inmediato sobre las inconsistencias, anomalías, inconvenientes que se puedan presentar con los asuntos, elementos, procesos o documentos de la dependencia.
• Remitir los documentos del área y efectuar las comunicaciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con las directrices impartidas.
• Prestar apoyo administrativo en la solicitud de elementos de papelería, suministros y útiles de oficina de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo.