Secretario Ejecutivo

Requisitos mínimos

Estudio

A. Diploma de bachillerato técnico comercial, o Experiencia: B. Diploma de bachiller clásico y curso específico en herramientas relacionada, o ofimáticas o gestión documental o archivo y correspondencia. B. Un (1) año de experiencia

Experiencia

A. Un (1) año de experiencia relacionada

Tarjeta profesional

No requerida

Propósito y funciones

Adelantar las labores administrativas que faciliten la gestión secretarial con respecto al manejo y organización de la documentación; así como, de la información recibida y generada en la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.
• Llevar el control y hacer seguimiento de la agenda del jefe de la dependencia de acuerdo con los compromisos adquiridos.
• Proyectar las comunicaciones y correspondencia interna y externa que le solicite el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades del área.
• Recibir, clasificar, radicar y remitir los documentos y correspondencia generados por la dependencia; así como, mantener actualizados los registros de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Informar al jefe inmediato sobre las inconsistencias, anomalías, inconvenientes que se puedan presentar con los asuntos, elementos, procesos o documentos de Funciones la dependencia.
• Atender los asuntos de carácter confidencial de la dependencia conforme a los lineamientos establecidos.
• Preparar y presentar los reportes sobre las actividades desarrolladas, notas, memorandos, estadísticas, diapositivas y demás documentos requeridos que le permitan ejecutar las labores del área de su competencia de acuerdo con los criterios, políticas y procedimientos establecidos.
• Apoyar el trámite de la gestión documental, de conformidad con los procedimientos establecidos.
• Atender y orientar a los usuarios internos y externos, suministrando la información solicitada o indicando el área que pueda resolver el asunto de su requerimiento.
• Remitir los documentos de la dependencia y efectuar las comunicaciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con las directrices impartidas.
• Prestar apoyo administrativo en la solicitud y control del consumo de elementos de papelería, suministros y útiles de oficina de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo. www.procuraduría.gov.co / www.méritoconstruyendoexcelencia.com.co